Automazione in azienda: come scegliere le prime attività da semplificare

La stessa informazione passa da un’email a un gestionale e poi a un foglio di lavoro. Ogni trasferimento richiede tempo e può introdurre differenze tra i dati. Quando una richiesta si ferma, diventa difficile capire chi deve occuparsene.

Prima di automatizzare, ricostruisci il percorso della richiesta. Una sequenza chiara aiuta a distinguere i passaggi ripetitivi da quelli che richiedono una decisione.

Ricostruisci i passaggi tra persone e strumenti

Esempio ipotetico: una richiesta arriva via email, qualcuno copia i dati nel gestionale e un’altra persona aggiorna un foglio Excel. Prima di automatizzare, ricostruisci questi passaggi: chi li esegue, quanto spesso e quali controlli sono necessari.

Annota che cosa avvia il lavoro, quali informazioni servono a ogni persona e quando la richiesta può considerarsi completata. Chiedi a chi svolge l’attività di verificare la sequenza: le istruzioni scritte possono non descrivere tutti i passaggi reali.

Individua inserimenti ripetuti e trasferimenti manuali

Cerca i punti in cui qualcuno ricopia gli stessi dati, aggiorna più elenchi o inoltra informazioni già disponibili. Per ciascuno, annota frequenza, tempo impiegato e problemi riscontrati.

Non ogni ripetizione è inutile. Un controllo può servire a verificare che i dati siano completi o autorizzati. Prima di eliminarlo, chiarisci quale funzione svolge.

Valuta regole, eccezioni e collegamenti

Un passaggio è più semplice da automatizzare quando ha un evento iniziale riconoscibile e regole chiare. Definisci anche come gestire una richiesta incompleta, un dato già presente o un errore del sistema.

Verifica se gli strumenti possono scambiarsi le informazioni necessarie tramite collegamenti supportati o importazioni. Considera permessi, formati dei dati e responsabilità di chi mantiene il collegamento. La fattibilità dipende dagli strumenti e dal processo, non soltanto dalla ripetitività del lavoro.

Non tutte le automazioni richiedono AI: trasferire campi già strutturati può bastare. Se serve interpretare un testo libero, l’AI può essere una possibilità da valutare, prevedendo controlli per le informazioni estratte in modo inesatto.

Scegli un primo processo circoscritto

Limita la prova a un tipo di richiesta e a un trasferimento preciso, con una persona responsabile. Mantieni un modo per controllare il risultato e recuperare i casi non riusciti.

Nel nostro esempio ipotetico, potresti iniziare dal trasferimento di alcuni campi già verificati al gestionale, lasciando fuori le richieste incomplete e le decisioni sul cliente.

Misura prima e dopo

Osserva il processo attuale e registra tempo totale, errori e interventi manuali. Ripeti la misurazione durante la prova, includendo il tempo dedicato ai controlli e alla gestione delle eccezioni.

Confronta richieste simili e annota perché alcune richiedono più lavoro. Il confronto serve a capire se il processo è più gestibile, oppure se hai soltanto spostato il lavoro su un altro passaggio.

Primo passo: scegli una richiesta ricorrente e disegna il suo percorso, dall’arrivo alla chiusura. Evidenzia un solo trasferimento manuale da approfondire e concorda con chi lo esegue come misurare la prova.